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上海市政府采购中心努力打造集采行业引领者纪实

2019年06月28日 08:54 来源:中国政府采购报打印

  加强对政府采购活动中的内控管理,是深化政府采购制度改革的内在要求。防止出现一个项目不同人做不同样,一天一个样儿的情况发生,是上海市政府采购中心(以下简称“中心”)完善内控管理的初衷。 

  2016年和2017年,为了落实上海市机管局、上海市财政局关于中心要在政府采购内控建设方面“发挥示范引领作用”的要求,中心全面梳理各项制度,完善相关流程,做好制度的“废、改、立”,强化内控规范建设。20171月,规范单位经济活动的《上海市政府采购中心内部控制规范手册》印发实施;20182月,规范中心业务活动的《上海市政府采购中心政府采购活动内部控制管理规范手册(2018)》印发实施。 

  流程标准化,一套办法贯始终 

  2017年下半年,为贯彻财政部关于加强政府采购内控管理的要求,中心领导亲自挂帅,动员各部门业务骨干,成立了中心业务活动内控规范编制小组,对以往制定的所有规章制度开展全面梳理和修订。由于时值采购活动高峰期,为了减少对项目采购进度的影响,中心领导带领大家挑灯夜战,一个字符、一个条款地仔细研究、推敲,一个制度、一个办法地认真梳理、“过会”。历时半年多,完成了对业务流程和业务管理制度的标准化“再造”,并将其嵌入到中心的信息化系统中,实现了业务操作与内控管理的“无缝衔接”。 

  记者在翻阅这本近200页的手册时发现,其针对政府采购整个业务流程制定了22个文件,其中既包括中心宏观上的管理办法,如《集中采购工作规程》《采购中心采购业务分级管理办法》《采购中心集中采购计划管理办法》《采购中心重点项目管理办法》《采购中心业务监管办法》等等;微观上还包括对不同采购方式的标准化文件,如,《公开招标工作规范及流程》《单一来源采购工作规范及流程》《询价工作规范及流程》《简易采购工作规范及流程》等。另外,还有《上海市政府采购中心供应商询问、质疑处理规程》《专家评审费管理办法》《采购中心项目进度督办规定》《采购中心评标监控管理规定》等。 

  “工作流程的标准化,确保每个部门每个人在操作上都保持一致性。”中心的一名工作人员表示。 

  以公开招标为例,记者翻开《公开招标工作规范及流程》看到,其从招标申办过程、到开标、评标实施过程、再到招标失败处理过程等的7项业务流程进行了细致的操作规定,另外还附上了“具体业务流程控制图”。在这张图中,记者可以清晰地看到不同的业务节点和次序,以及每一项工作的负责人。不仅如此,该文件还对公开招标的业务描述、主要风险、控制要求、控制环节和关键岗位都进行了文字描述。 

  这么详细的操作规程是怎样制作出来的?当被记者问到这一问题时,采购三科科长解继涛告诉记者:“我们会模拟开标时的情形,针对每一步提要求、做点评,并逐一梳理出来。” 

  文本模版化,提升“上手率” 

  文本模版化是内控管理标准化的重要前提。 

  “通过标准化将法律法规的要求和政府采购中的一些常规要求固化起来。”中心有关负责人指出,中心制作了各种文件模版,如招标文件范本、竞争性磋商文件范本、澄清公告范本、合同范本等等。具体来讲,招标文件范本里就包括投标须知、公告、政策功能和评标标准等等。这样,同一品目的采购项目,无论项目特点怎样变化,其评标标准都是大体上统一的,采购人可根据需求再进一步细化、微调。另外,采购需求文件也有一本编制指南,目前中心已经做了十几类项目的采购需求编制指南,其中90%的内容都已经相对标准化了。这样可以帮助采购人或中心的业务员更加快捷地制作采购文件,提高“上手率”的同时也提升了采购效率。 

  中心采购二科的陈晨告诉记者:“采购文件有一个大致的模版,以保证我们这样的新人在制作采购文件时不会出现‘硬伤’。但是不同的项目,需求是千变万化的,我们按照模版制作完毕后还要针对采购需求做进一步细化。” 

  “我们的模版会定期维护,每当出台新政策,中心都会对模版进行调整。及时更新后,我们会组织业务员培训学习,对于整个模版的维护,工作量还是非常大的。”解继涛表示。 

  管理电子化,助力风险防控 

  信息化日新月异,内控需求与日俱增。为了更快捷方便地操作,更好地铸造风险“防火墙”。中心将一整套标准化的内控管理流程导入到了单位内部的政府采购信息化系统。 

  有关工作人员向记者介绍到,中心把整个内控流程融入政府采购信息化系统,并设置了关键节点,上一步做不好,下一步就不能进行,操作错误的话系统还会有风险提示。另外,在系统中操作可以直接调用范本,如此一来,只需轻轻点击几下鼠标键,就可以完成既定的流程,不是专门从事政府采购的人员都可以轻松完成相关业务。“当然,如果想知其然还知其所以然,对政府采购有更加全面和深入认识的话,仅仅依靠电子化操作是不行的,还需躬下身子,下一番苦功夫。”这位工作人员表示。 

  标准化与电子化的融合,并非可以一劳永逸。“我们的内控标准一直在优化,早在2011年中心就聘请了贯标辅导专家,直到2017年建立了整个内控体系。如今,我们的内部控制管理系统从执行到每一步的控制,再到监管反馈,最后到需不需要改正,已经形成了一个从控制到优化的闭环,标准固化的非常到位。”中心项目监管科李瑶介绍,未来中心内控所做的工作可能主要是和上海市财政局相关的内控标准化系统实现对接。 

  据悉,中心关于内控标准化的做法受到了市财政局政府采购监管部门的认可。按照市财政局的要求,中心将内控管理规范手册发送给各区财政局和采购中心,互学互鉴,共同提高。

  ( 杨文君)